Chaque année, l’administration calcule la valeur du forfait kilométrique pris en compte pour les indemnités allouées à ses agents dans le cadre de leurs déplacements de service. A partir du 1er juillet 2020, ce montant passe de 0,3656 euro par kilomètre parcouru à 0,3542 euro et ce, jusqu’au 30 juin 2021. Une baisse qui concerne directement les fonctionnaires mais aussi, indirectement, les dirigeants d’entreprise. Raison pour laquelle Fiscal Team s’en fait l’écho…

Une bonne nouvelle peut parfois en cacher une moins bonne : en raison de la nette baisse des prix de l’essence (de 1,5575 euro en mai 2019 à 1,2507 euro en mai 2020, crise sanitaire oblige) et du diesel (de 1,5587 à 1,2626 euro), l’administration annonce une diminution de l’indemnité forfaitaire kilométrique prise en compte pour les fonctionnaires, les employés et les dirigeants d’entreprise qui utilisent leur voiture personnelle pour leurs déplacements professionnels.

Jusqu’à la fin du mois de juin, cette indemnité kilométrique s’élevait encore à 0,3653 euro par kilomètre. Elle recule donc légèrement dès le 1er juillet 2020, pour s’établir à 0,3542 euro/km. C’est ce montant qui sera désormais accepté forfaitairement par le fisc.

Qui est concerné ?

Cette nouvelle indemnité et calculée au premier chef par l’administration à l’attention des fonctionnaires fédéraux qui utilisent leur voiture personnelle pour leurs déplacements de service.

Mais, pour les employeurs et les entreprises du secteur privé, ce montant forfaitaire est également très important. Le fisc considère en effet qu’il constitue une « norme sérieuse » pour ce qui concerne les indemnités payées aux travailleurs ou dirigeants d’entreprise au titre de remboursement de frais.

Comment l’administration calcule-t-elle cette indemnité ?

Chaque année, à la fin juin, deux calculs sont combinés pour fixer le montant de cette indemnité.

Le premier calcul tient compte de l’évolution du coût de la vie en se basant sur l’indice santé lissé du mois de mai, qui ne reprend pas le carburant. 80% de l’indemnité kilométrique est calculée sur base de cet indice santé lissé.

Les 20% restants reflètent l’évolution sur la dernière année des prix des carburants (diesel et essence), en nette baisse en l’occurrence.

Sous quelles conditions ?

Une entreprise peut accorder une indemnité kilométrique forfaitaire à ses dirigeants et travailleurs qui utilisent leur propre voiture, motocyclette ou cyclomoteur pour effectuer leurs déplacements professionnels (réunion, formation, services, livraison…). Attention, ce tarif n’est par contre pas valable pour les déplacements entre domicile et lieu de travail.

Tant que l’indemnité versée au travailleur ou au dirigeant ne dépasse pas les indemnités de même nature accordées par l’Etat aux fonctionnaires, l’employeur ne doit pas justifier les montants des frais remboursés à ses travailleurs.

Quel est le régime fiscal et social de cette indemnité ?

Les indemnités forfaitaires payées au personnel ou au dirigeant en raison de l’utilisation de leur véhicule pour des déplacements professionnels et dont le montant est basé sur ce forfait, constituent selon le fisc et l’ONSS, des remboursements de frais propres à l’employeur.

En clair, cela veut dire que ces indemnités ne sont pas considérées comme une rémunération. Elles sont donc exonérées d’impôt et de cotisations de sécurité sociale pour les bénéficiaires.

Ceci, répétons-le, pour autant que ces indemnités n’excèdent pas les forfaits de même nature accordée par l’État à son personnel. Soit à 0,3542 euro/km depuis le 1er juillet de cette année.

Et pour l’employeur ?

Par ailleurs, l’employeur ou l’entreprise qui octroie ces défraiements forfaitaires peut les considérer comme des frais professionnels déductibles sans avoir à en démontrer ni la réalité ni les montants au moyen de documents probants.

 Le fisc peut éventuellement accepter un montant plus élevé au titre de « frais propres à l’employeur ». Mais, mais dans ce cas, le contribuable devra apporter la preuve que l’indemnité correspond aux frais réels.

Pour rappel, le montant des indemnités forfaitaires payées doit être renseigné sur la fiche fiscale 281.20 lorsqu’elle sont accordées à un dirigeant d’entreprise.(Source : Circulaire n° 683 du 12 juin 2020 – Adaptation du montant de l’indemnité kilométrique 2020, M.B. 24 juin 2020).