Sur proposition du gouvernement fédéral, toutes les entreprises belges seront très probablement tenues, dès janvier 2025, d’utiliser leur e-Box Enterprise, une boîte aux lettres électronique sécurisée, centralisant toutes les communications officielles avec les institutions publiques.
Les autorités fédérales, qui ont approuvé un avant-projet de loi à ce sujet, marquent ainsi leur volonté de poursuivre leur marche en avant vers la numérisation de la communication officielle avec les entreprises et, plus globalement, avec les citoyens.
C’est une évolution logique (ce n’est pas Fiscal Team qui dira le contraire) : la digitalisation est partout et les institutions publiques ne peuvent que suivre le mouvement : dans un proche avenir, les autorités enverront donc aux entreprises de plus en plus de documents et courriers importants par voie électronique.
Obligatoire dès le 1er janvier 2025 ?
Dans ce contexte de numérisation galopante, le gouvernement a même l’intention de légiférer et de rendre l’utilisation de l’e-Box Enterprise obligatoire pour toutes les entreprises belges, dès le 1er janvier 2025.
À partir de cette date, via l’e-Box Enterprise, vous pourrez recevoir des documents et des messages d’institutions de votre commune, de votre région ou d’institutions du niveau fédéral. La liste des institutions pouvant vous adresser des informations via l’e-Box s’allonge de jour en jour. Le SPF Finances, le SPF Economie, des institutions fédérales telles que l’ONSS, l’INAMI ou l’ONEM, des institutions wallonnes et bruxelloises ainsi que de nombreuses villes et communes utilisent déjà l’e-Box Enterprise pour envoyer des documents aux entreprises.
Un canal de communication digital entre les entreprises et les autorités
Développée par l’ONSS, l’e-Box Enterprise a donc pour vocation de devenir un véritable canal de communication permettant aux entreprises de répondre aux messages et aux autorités de leur envoyer des messages officiels et des recommandés.
Ce projet a été soumis pour avis au Conseil national du travail, à l’autorité de protection des données et au Conseil d’État. Le texte de loi doit évidemment aussi être approuvé par le Parlement.
150.000 entreprises l’ont fait avant vous
Aujourd’hui, plus de 150.000 entreprises ont déjà franchi le pas en remplaçant l’intégralité de leurs communications papier par l’utilisation de ce canal numérique. Les échanges officiels avec les institutions s’effectuent ainsi de façon pratique, rapide et sûre.
Quels documents ?
Notifications de déclarations, recommandés, attestations, rappels, rapports … peuvent transiter via votre e-Box Enterprise. La plupart de ces documents sont au format PDF.
Durée de validité
Chaque document publié dans votre e-Box Enterprise, est lié à une durée de validité, par exemple six mois. Si un document est sur le point d’expirer, vous recevez un avertissement par mail. Vous pouvez évidemment uploader ces documents et les conserver sur votre PC.
Accès multiple
Chaque personne liée à votre entreprise peut avoir un accès sécurisé à l’e-Box (employé, membre du CA, gérant) via itsme. Plusieurs rôles sont prévus : simple utilisateur ou gestionnaire
Et si je veux utiliser mon e-Box Enterprise tout de suite ?
Votre entreprise peut déjà sauter le pas et opter pour une communication 100 % numérique avec les autorités. Vous avez la possibilité de répondre directement à certains messages, et à terme, vous pourrez envoyer vous-mêmes des messages et des documents vers l’e-Box des services publics.
Vous pouvez signaler aux autorités que vous souhaitez désormais recevoir tous les documents disponibles au format numérique via e-Box Enterprise.
Il suffit pour cela d’activer l’e-box de votre entreprise si vous êtes son représentant légal.
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