Depuis le 20 décembre 2021, l’ONSS a adapté plusieurs fois les forfaits maximums d’indemnités mensuels pour les frais de bureau et de vêtements. Dans quelles situations pouvez-vous prétendre à ces forfaits ? A combien s’élèvent-t-ils ? Fiscal Team fait le point sur ces défraiements bien encadrés par la loi.
Sous conditions, l’ONSS accepte que certains frais soient exclus de la notion de rémunération payée par l’employeur. Entendez par là que certains frais échappent aux cotisations de sécurité sociale et de précompte professionnel. C’est notamment le cas des remboursements de frais de bureau aux télétravailleurs ou de l‘achat et de l’entretien des vêtements de travail.
Frais réels ou forfait ?
Commençons par les bases. Un remboursement de frais n’est exonéré de cotisations de sécurité sociale que si trois conditions indispensables sont simultanément réunies:
- les frais ont été faits dans le cadre de la relation de travail;
- les frais sont réels;
- l’exactitude des dépenses peut être établie par l’employeur au moyen de pièces justificatives (en cas de contestation, notamment)
Les frais peu élevés, qu’il est difficile de prouver à l’aide de justificatifs, peuvent cependant être évalués de manière forfaitaire. Dans ce cas, il va de soi que l’employeur doit pouvoir justifier le montant du forfait pris en compte. Les sommes qui excèdent le montant des frais réellement exposés constituent de la rémunération passible du calcul des cotisations de sécurité sociale.
En résumé, l’employeur peut donc faire le choix de défrayer soit sur base de justificatifs, soit de manière forfaitaire.
Dans le premier cas, le travailleur doit prouver qu’il a engagé les frais et qu’il a avancé le montant via des factures et des notes de frais.
S’il opte pour l’indemnité de défraiement forfaitaire ces forfaits peuvent être octroyés mensuellement.
Frais de bureau
Pour les travailleurs qui effectuent une partie de leur travail à domicile, leremboursement couvre les frais de bureau, lesquels incluent :
- l’utilisation d’un espace de bureau au domicile du travailleur ;
- les frais d’imprimante et d’ordinateur ;
- les fournitures de bureau ;
- …
Ces forfaits sont accordés uniquement aux travailleurs qui effectuent du travail à la maison. Pour répondre aux critères, ce travail doit être effectué de manière structurelle et sur une base régulière pendant une partie substantielle de leur temps de travail. Par structurel et de manière régulière, l’on entend l’équivalent d’une journée de travail par semaine aussi bien pour les travailleurs à temps partiel que pour les travailleurs à temps plein.
Depuis le 1er janvier 2022, l’ONSS a régulièrement indexé le montant forfaitaire mensuel pour ‘frais de bureau’. Voici les montants applicables en fonction des 4 indexations de 2022 :
- Période du 1er février 2022 au 31 mars 2022 : 134,71 euros
- Période du 1er avril au 31 mai 2022 : 137,40 euros
- À partir du 1er juin 2022 : 140,15 euros
- À partir du 1er septembre 2022: 142,95 euros
Frais de vêtement
À partir du 1er janvier 2022, l’ONSS accepte sous conditions, l’octroi d’une indemnité de 1,84 euros par jour pour l’achat de vêtements de travail.
Cette indemnité forfaitaire est uniquement acceptée pour des vêtements de travail dans le sens strict du terme. C’est le cas notamment des combinaisons de travail ou des chaussures de sécurité. C’est également le cas d’autres vêtements imposés par l’employeur, comme par exemple, les uniformes. Pour bien les identifier, gardez en tête que se sont des vêtements qui ne peuvent être portés comme simples vêtements de ville ou de loisirs.
En outre, l’ONSS permet une deuxième indemnité pour l’entretien et l’usure des vêtements des travailleurs. Ce forfait s’élève à partir du 1er janvier 2022 à 0,92 euros par jour et concerne les vêtements ordinaires (comme les jeans ou t-shirts) ou les sous-vêtements qui au vu des circonstances doivent être fréquemment nettoyés.
Bon à savoir
Les montants indiqués plus haut sont des montants forfaitaires maximum. Si les frais engendrés par les travailleurs s’avèrent supérieurs à ces montants, l’employeur devra apporter la preuve des frais réels.
Vous vous en doutez, il n’est pas possible de cumuler les deux systèmes (coûts réels et montants forfaitaires) pour un même type de coûts.
Et sur le plan fiscal ?
Le fisc a indiqué clairement dans une circulaire récente qu’il prendrait bien en considération les montants maximum acceptés par l’ONSS.
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