Vous avez déjà vécu cette situation ?
Vous avancez des frais pour un client: restaurant, hôtel, déplacements ?
- Dois-je refacturer avec TVA ou non ?
- Puis-je récupérer la TVA que j’ai moi-même payée ?
La réponse n’est pas toujours évidente.
En Belgique, les règles de TVA sur la refacturation des frais dépendent du lien entre ces frais et votre activité principale.
Ce guide vous explique les règles en vigueur, avec des exemples concrets.
La règle générale
Si les frais refacturés sont liés à une prestation principale (ex. mission de conseil, gestion, chantier…), ils suivent le même traitement TVA que cette prestation. On appelle ça le principe d’accessoire au principal.
En d’autres mots : si votre service est soumis à 21 % de TVA, vos frais remboursés le seront aussi.
Même si vous les refacturez sur une facture séparée, le régime reste identique.
Quelques exemples
1. Consultant : mission + refacturation
Vous êtes consultant en gestion et intervenez chez un client pendant deux mois. Pour une réunion de projet, vous vous rendez sur place en voiture et vous dînez avec l’équipe du client.
- Vous refacturez les frais de déplacement (kilométrage) et de restaurant dans votre facture mensuelle : TVA 21 % à appliquer sur l’ensemble, car les frais sont accessoires à votre mission principale.
- Vous envoyez une “note de frais” séparée, sans TVA : ce n’est pas conforme, sauf si toutes les conditions d’un débours sont remplies (voir plus bas).
2. Location d’un entrepôt avec refacturation d’assurance
Vous louez un entrepôt et vous avez souscrit une assurance incendie. Vous refacturez la prime au locataire.
- TVA sur le loyer ? Oui, en principe : 21 %.
- TVA sur la prime d’assurance ? Aussi 21 %, même si vous-même n’avez pas payé de TVA sur cette prime.
Pourquoi ? Parce que cette assurance est accessoire à la location, qui est l’opération principale.
3. Et s’il n’y a pas de prestation principale ?
C’est plus rare, mais ça arrive.
Par exemple : vous êtes copropriétaire d’un bien avec une autre société, vous payez l’assurance pour tous et vous leur refacturez leur part.
Dans ce cas, pas de prestation principale, donc :
- Si la dépense est normalement exemptée de TVA (ex. assurance) pas de TVA à facturer non plus.
- Mais attention : vous devez refacturer exactement le montant réel, sinon vous perdez l’exonération.
4. Paiement à la place du client : le cas des débours
Une exception importante : les débours.
Il ne s’agit pas ici de refacturation, mais d’un simple remboursement d’un montant avancé pour le compte du client. C’est une opération neutre sur le plan TVA.
Conditions pour qu’il soit accepté comme tel :
- Le fournisseur établit la facture au nom du client (pas vous)
- Vous ne prenez aucune marge
- Le montant est remboursé à l’euro près
- Le poste est distinctement mentionné dans votre facture (ou en annexe)
Sinon, vous devez appliquer la TVA comme pour toute autre prestation.
5. Frais de restaurant
Les frais de restaurant sont particulièrement sensibles.
- En principe, la TVA sur les frais de restaurant et d’hôtel n’est pas déductible.
- Lorsqu’une entreprise refacture des frais de restaurant dans le cadre d’un ensemble de prestations :
- la TVA sur ces frais n’est pas déductible pour l’entreprise qui les supporte puis les impute;
- en revanche, l’entreprise cliente qui reçoit la facture globale peut, elle, déduire intégralement la TVA (21%). En effet, pour cette entreprise cliente, il ne s’agit pas de frais de restaurant à proprement parler, mais d’une prestation de services facturée.
- Lorsqu’une société refacture des frais de restaurant en tant que tels :
- la TVA sur ces frais peut être déductible chez elle, à condition qu’elle dispose d’une facture conforme ;
- Pour son client c’est l’inverse, elle ne peut déduire.
- Cette règle vaut à condition que :
- la facture du restaurant soit établie au nom de l’assujetti TVA qui refacture les frais ;
- les frais de restaurant refacturés soient mentionnés distinctement sur la facture.
6. Frais de voiture
- La TVA sur les frais de voitures particulières, voitures mixtes et minibus est, en principe, déductible à maximum 50 %.
- Si ces frais automobiles sont refacturés dans le cadre d’une prestation principale:
- celui qui les supporte et les refacture reste limité à 50 % de déduction;
- le client peut, lui, bénéficier d’une déduction complète, si la prestation globale ouvre pleinement le droit à déduction.
- Exemple :
- un consultant refacture des kilomètres liés à une mission; la limitation de 50 % s’applique chez le consultant, même si ces frais sont repris séparément.
- Si les frais automobiles sont refacturés en dehors de toute prestation principale:
- la limitation de 50 % s’applique chez celui qui refacture;
- et aussi chez le client qui les reçoit.
A retenir
- Frais liés à une mission = TVA obligatoire, même si facturés séparément
- Les débours sont exonérés de TVA, mais nécessitent un formalisme strict
- Pour récupérer la TVA, vérifiez la nature du frais et la manière dont vous le refacturez
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