En bref
Les per diem permettent aux dirigeants d’entreprise de percevoir une indemnité journalière forfaitaire lors de voyages professionnels à l’étranger.
- Le forfait couvre les repas (pas le petit-déjeuner), boissons, petits transports et menues dépenses (pas le logement ni le vol)
- Les montants admis varient selon le pays visité (ex. : 92 €/jour pour l'Allemagne)
- Des réductions obligatoires s'appliquent si des repas sont pris en charge par la société (-35 % ou -45 %)
- L'indemnité est déductible pour la société (art. 49 CIR 92) et non imposable pour le dirigeant
- Une documentation solide de chaque mission est indispensable pour sécuriser le dossier
Vous partez à Berlin, Paris, Madrid ou Milan pour rencontrer un client ? Votre vol et votre hôtel sont pris en charge… mais pas vos repas, taxis ou petites dépenses ?
Bonne nouvelle : votre société peut vous verser des indemnités journalières forfaitaires (« per diem »), fiscalement admises. Encore faut-il respecter les règles.
Voici le guide complet Fiscal Team pour les dirigeants de société.
Les per diem : de quoi parle-t-on exactement ?
Une indemnité journalière à l’étranger est un forfait admis fiscalement.
Les indemnités sont admises pour les dirigeants d’entreprise sur base des montants de référence officiels pour
- Les repas (pas le petit-déjeuner) et boissons
- Les petits transports locaux (taxi, métro…)
- Les menues dépenses sur place
En revanche, le per diem ne couvre pas le logement, le vol ou le train, ni les frais importants spécifiques.
Ces derniers doivent en principe être payés par votre société sur base de pièces justificatives.
Oui, un dirigeant de société peut bénéficier de per diem à l’étranger, et c’est un outil très pratique lorsque l’on voyage pour des raisons professionnelles. La clé est de rester dans les plafonds admis, d’ajuster le forfait si des repas sont déjà offerts, et de conserver une preuve simple mais solide du caractère professionnel et temporaire du déplacement. Bien appliqué, le mécanisme est fiscalement admis et évite de devoir gérer une multitude de petits tickets au quotidien.
Est-ce autorisé pour un dirigeant de société ?
Oui.
Un dirigeant d’entreprise peut recevoir une indemnité journalière à certaines conditions (voir ci-dessous).
Sur le plan fiscal, la déductibilité dans la société repose sur l’article 49 du CIR 92 (frais professionnels). Dans le chef du dirigeant, l’indemnité n’est pas imposable car elle constitue un remboursement de frais propres à la société.
- Le déplacement doit être professionnel
- Il doit être temporaire (pas une mission permanente)
- Les frais ne peuvent pas être déjà pris en charge par un tiers. Exemple: client
- L’indemnité ne peut pas dépasser les plafonds admis
- Base légale : art. 49 CIR 92 (déductibilité), frais propres à la société (non-imposition dirigeant)
Les montants applicables
Le montant maximal déductible dépend du pays visité et de la durée du séjour.
Les montants de référence sont ceux applicables aux fonctionnaires fédéraux et sont régulièrement mis à jour.
Par exemple, pour l’Allemagne (Berlin), le plafond admis est actuellement de 92 € par jour. Ce montant couvre les repas et petites dépenses, hors logement.
- Le montant varie selon le pays de destination. Exemple: Allemagne (Berlin) : 92 € par jour actuellement
- Le montant varie selon la durée (≤ 30 jours = cat. 1 ou > 30 jours = cat. 2)
- Couvre les repas et petites dépenses, hors logement
- Consultez la liste officielle actualisée avant chaque déplacement
Réductions obligatoires si repas inclus
Si certains repas sont payés par le client, l’employeur ou inclus dans l’hôtel, l’indemnité journalière doit obligatoirement être réduite selon des pourcentages fixes et non négociables.
Il est impératif de les appliquer correctement pour éviter tout risque de requalification fiscale.
- Lunch inclus → réduction de 35 %
- Dîner inclus → réduction de 45 %
- Menues dépenses incluses → réduction de 20 %
- Ces pourcentages sont obligatoires et non négociables
Peut-on cumuler ?
En règle générale, non, il n’est pas permis de cumuler une souche de restaurant (frais réels) avec un per diem (indemnité forfaitaire) pour le même repas ou le même jour de mission.
Voici les règles clés applicables:
- Choix exclusif :
Pour une même mission, vous devez choisir entre les per diem (forfait) et les frais réels (souche/ticket). Le per diem est censé couvrir les frais de repas, boissons et petites dépenses. Si vous vous faites rembourser une souche, vous ne pouvez pas réclamer le forfait pour ce repas. - Risque de requalification :
Cumuler les deux est considéré comme un « doublon » fiscal. Cela peut entraîner une requalification des forfaits en salaire imposable (Avantage de Toute Nature – ATN) par l’administration fiscale. - Exception (Chèques-repas) :
Le cumul est possible avec des chèques-repas (titres-repas) uniquement dans la limite des montants autorisés, et la contribution patronale du chèque repas doit être déduite de l’indemnité journalière pour éviter la double exonération. BOSA +4
En résumé :
Et si le client paie l'hôtel et le vol ?
Aucun problème.
La per diem ne couvre que les dépenses journalières courantes (repas, boissons, petits transports, menues dépenses).
Le logement et le transport principal (vol, train) restent des postes distincts.
Si le client ou un tiers prend en charge l’hôtel et le transport, cela n’affecte en rien le droit à l’indemnité journalière, à condition bien sûr que les repas ne soient pas également offerts (sinon les réductions obligatoires s’appliquent).
Traitement fiscal
Dans la pratique, ces indemnités sont traitées comme des frais propres à la société.
Cela signifie que, dans la société, elles sont en principe déductibles comme frais professionnels à condition de respecter les plafonds admis et de pouvoir démontrer le caractère professionnel et temporaire du déplacement (mission, lieu, dates, client, objet).
Le forfait permet de ne pas devoir conserver tous les tickets pour les petites dépenses quotidiennes, mais il reste essentiel de pouvoir prouver la réalité de la mission.
Dans le chef du dirigeant, l’indemnité n’est pas imposable à l’IPP lorsqu’elle correspond à un remboursement de frais propres à la société et qu’elle reste dans les normes admises. Si les montants dépassent les plafonds ou si les conditions ne sont pas respectées, l’excédent (ou parfois la totalité) risque d’être requalifié en rémunération imposable.
Comment sécuriser le dossier ?
Pour éviter toute discussion en cas de contrôle, le plus important est de documenter la mission et d’adopter une méthode cohérente.
Concrètement, une note de frais doit reprendre les informations clés (dates, destination, client, objet de la mission) et indiquer clairement si certains repas ont été pris en charge afin d’appliquer, le cas échéant, les réductions obligatoires.
Les pièces justificatives restent indispensables pour les frais payés au réel (transport, logement, etc.).
L’idéal est de centraliser tous les éléments dans un seul document (note de frais + annexes), afin que la comptabilité puisse traiter l’ensemble comme un dossier complet.
Modèle type de note de frais Per Diem
Exemple concret
Sophie Consultante IT
Consultante indépendante en société, basée à Bruxelles. Mission de 3 jours à Berlin (lundi à mercredi) pour un client allemand. Vol et hôtel payés par la société, petit-déjeuner inclus à l'hôtel.
Calcul de l’indemnité journalière, Berlin (Allemagne)
- Montant de base par jour : 92,00 €
Nombre de jours indemnisables
- Lundi : départ Bruxelles 6h → arrivée Berlin 10h → réunions jusqu’à 20h → 92 €
- Mardi : journée complète de réunions avec lunch payé par le client → 92 € – 35% → 59,8€
- Mercredi : réunion le matin → vol retour 14h → arrivée Bruxelles 16h → 92 €
Total per diem pour la mission
- 92 € + 59,80 € + 92 € = 243,80 €
- Déductible à 100 % dans la société (art. 49 CIR 92)
- Non imposable dans le chef de Sophie (frais propres à la société)
Erreurs fréquentes à éviter
- Dépasser les montants admis par pays sans vérifier la liste officielle actualisée
- Cumuler le per diem avec un remboursement de tickets repas pour les mêmes journées
- Ne pas pouvoir prouver le caractère professionnel du déplacement (absence de note de frais)
- Considérer une mission permanente à l'étranger comme temporaire (risque de requalification)
- Oublier d'appliquer les réductions obligatoires lorsque des repas sont offerts ou inclus
En résumé
Oui, un dirigeant de société peut bénéficier de per diem à l’étranger, et c’est un outil très pratique lorsque l’on voyage pour des raisons professionnelles. La clé est de rester dans les plafonds admis, d’ajuster le forfait si des repas sont déjà offerts, et de conserver une preuve simple mais solide du caractère professionnel et temporaire du déplacement. Bien appliqué, le mécanisme est fiscalement admis et évite de devoir gérer une multitude de petits tickets au quotidien.
À retenir
- Le per diem couvre repas, boissons, petits transports et menues dépenses, pas le logement ni le transport principal
- Les montants varient par pays : vérifiez la liste officielle avant chaque mission (ex. : 92 €/jour pour l'Allemagne)
- Réductions obligatoires si des repas sont inclus : –35 % lunch, –45 % dîner
- Réductions obligatoires si des menues dépenses sont incluses : –20%
- Déductible pour la société (art. 49 CIR 92) et non imposable pour le dirigeant si conditions respectées
- Documentez chaque mission : note de frais détaillée + preuves du caractère professionnel et temporaire
